Systemet som sikrer kontroll på husleiekontraktene

Hver enkelt husleiekontrakt er ofte komplisert, gjerne en fast husleie koblet med omsetningsbasert husleie og markedsstøtte, garantier fra morselskap, datoer for indeksreguleringer, oppsigelsestider og utløpstider osv. Når man multipliserer denne kompleksiteten med antall husleiekontrakter, får man raskt et omfang som vanskelig kan la seg håndtere i et regneark. 

Uproff håndtering av husleie

Likevel, regnearkene er likevel den løsningen som gir best oversikt; som oftest er kontrollen langt mindre og mer uoversiktelig. En ringerunde til norske kjeder viser at forvaltningen av husleiekontrakter sjelden kan sammenlignes med profesjonaliteten i andre deler av kjeden. Svært få av dem kan skryte av å ha full kontroll på alle kostnadselementene , utløpstider, indeksreguleringer, garantier og andre tjenester og forpliktelser. 

– Husleie er en stor budsjettpost i kjedene, typisk rundt 10 prosent av omsetningen. Da fortjener den profesjonell behandling. Dagens løsninger er ofte «hjemmesnekrede» oversikter som er tungvinte å bruke og som sjelden gir den nødvendige informasjonen, sier daglig leder Lasse Sten i House of Control. 

Skreddersydd løsning

På forespørsel fra en stor norsk kjede har House of Control utarbeidet en IT-løsning som er skreddersydd til kjeders behov for oversikt, kontroll og analyse av husleiekontraktene. De har stor tro på markedspotensialet: 

– Kundene som har prøvd ut programvaren er svært begeistret. Med denne løsningen er en full rapport om husleiesituasjonen i praksis bare et par tastetrykk unna. Før har de brukt flere dager på å fremskaffe en samlet oversikt til administrerende direktør, styremøter, revisor og andre, sier Sten. 

Stort potensial

RentControl, som løsningen heter, er en database som gjennom en enkel registrering av hver husleiekontrakt gir en oppdatert oversikt over kjedens samlede husleieforpliktelser. Dette inkluderer varslinger for aktuelle tidsfrister knyttet til oppsigelse/fornyelse og indeksreguleringer. Sten opplever at potensialet er stort: 

– De fleste kjedene som vi har vært i kontakt med, har en eller annen form for oversikt over sine husleiekontrakter. Ofte er denne oversikten strukturert som en mer eller mindre komplisert tabell i et regneark. Felles for kjedene er at disse tabellene i praksis er vanskelig å bruke: Det er vanskelig å fremstille et samlet bilde av kjedens husleieengasjementer, sier Sten. 

– RentControl, derimot, strømlinjeformer oversikten og automatiserer oppfølgingen av kontrakten. Denne programvaren kan være et strategisk styringsverktøy for kjedene, forklarer Sten. 

Et eksempel på RentControl som strategisk styringsverktøy er når en kjede vurderer å legge ned sin satsing på et sted i landet. Hvor mye vil dette koste? Ved bruk av RentControl får man raskt oversikten over husleiens gjenstå-ende løpetid og hvor mye husleie som gjenstår å betale.

Automatikk og manuell service

Når viktige tidsfrister nærmer seg, for eksempel utløpet av kontrakten, vil RentControl gi beskjed til brukeren, som så må gjøre en aktiv handling for å håndtere saken og så trykke utført. Dersom man av ulike årsaker ikke får håndtert den aktuelle saken, vil House of Control til slutt ringe brukeren og minne vedkommende om tidsfristen. 

– Dette er blant egenskapene som har gjort våre første kjøpere av RentControl veldig tilfreds. Det er en løsning som krever veldig små investeringer i tid og opplæring, men som fra første dag gir svært synlige gevinster i form av kontroll og oversikt, sier Sten.