Complete Control 4.0
Av Redaksjonen 23.09.2009
Med Complete Control 4.0 får og beholder du kontroll over alle avtaler og eiendeler uten anstrengelser. Systemet varsler deg om avtaler som bør sies opp. Du vet nøyaktig hvilket utstyr alle i virksomheten disponerer og du kjenner restverdien på alle forpliktelser.
Dermed sørger du lett for full utnyttelse av utstyrsparken – virksomheten unngår overinvesteringer og unødvendige kjøp. Det er såre enkelt å ta ut inventarlister sortert f.eks etter ansatt (Hvor mye og hva disponerer Per? Er telefonen hans utskftningsklar, eller har han bare lyst på en ny?), lokasjon/plassering eller produkt (”Hvor mange Toshiba laptoper har vi, og hvor gamle er de?”)
Det betyr at du kan gjøre mer rasjonelle innkjøp. Du har et godt grunnlag for å bedømme når det er på tide å kjøpe nye maskiner, du kan lettere planlegge og samle kjøpene, og dermed få bedre priser. Sjansen for at revisor godkjenner balansen uten kommentarer og mer arbeid, øker betraktelig når det ligger en komplett inventaroversikt med regnskapet.
Ved eventuell brann eller innbrudd, har du umiddelbart en komplett utstyrsliste med serienummere, alder og innkjøpspris klar. Det siste du trenger i en slik katastrofe situasjon er merarbeid og lange forhandlinger med forsikringsselskapet.
Med helt minimal innsats får du og virksomheten ”stålkontroll”:
Systemet passer automatisk på at alle ansatte med jevne mellomrom oppdaterer ved å bekrefte utstyret sitt – rett i databasen!
Avtale-”radarvarsleren” er faste, unødvendige kostnaders verste fiende!
De fleste virksomheter har et uoversiktlig villniss av slike avtaler, som er inngått ”underveis” av forskjellige personer fra forskjellige avdelinger; biler, skrivere, kopimaskiner, serviceavtaler, husleie kontrakt, telefonsentraler, renhold, kaffemaskiner, planter, møbler, osv.
Det er ikke uvanlig å fortsette å betale i årevis fordi man har glemt å si opp en avtale, mens maskinen som avtalen gjaldt forlengst er kastet...
Med ett sentralt avtaleregister kan oppsigelsesfrister og andre betingelser alltid lett finnes - og du får full oversikt over hva avtalene koster bedriften. Mange sparer titusenvis av kroner i måneden... dette kan være den raskeste veien til bedre bunnlinje!
Tilhørende dokumenter, for eksempel kontrakt, brukermanualer, osv, kan scannes og ligge ved digitalt.
Radarvarsleren sender beskjed i god tid før oppsigelsesfrist, og følger opp videre om mottaker forholder seg passiv.
Først gjøres en påminnelse til samme mottaker, deretter sendes varsel videre i virksomheten. I ytterste instans ringer House of Control og følger opp saken personlig!
Avtalevarsleren sikrer at situasjonen blir fulgt opp selv om den opprinnelig ansvars havende er bortreist, syk eller har skiftet jobb.