De 4 største fallgruvene med varsling via Outlook

Mange økonomiavdelinger gjør sitt beste for å holde styr på kontrakter og avtaler ved hjelp av Excel eller CRM med oversikt over avtaler, utløpsdato og beløp. De setter kalenderavtaler i Outlook med varsling, som skal minne om å resignere, reforhandle e.l. en avtale på en gitt dato.

De tror de har kontroll, men i virkeligheten er dette en falsk følelse av trygghet. I praksis er det stor risiko for at det ikke kommer til å fungere etter hensikten. Din bedrift risikerer å betale store unødvendige kostnader, hvilket helt direkte vil svekke bunnlinjen.

De 4 største fallgruvene med varsling via Outlook:

  • Kalender-varsler overses i en travel hverdag. Man trykkes avvis og glemmer å gjøre noe med saken.
  • Ingen eskalering av varslingen. Man får varslingen kun én gang, og ingen andre i organisasjonen er oppmerksom på at det er noe som haster eller som har en frist.
  • Personavhengighet. Dette er en er 100% personavhengig metode, så hvis vedkommende arbeidstaker er syk, i permisjon eller på reise, risikerer bedriften å gå glipp av en viktig frist.
  • Tekniske utfordringer. Hvis man legger til alarmer i 3,4,5 eller 8 år inn i fremtiden, vil systemoppgraderinger i mellomtiden kunne det påvirker dataene i kalenderen. Metoden er ikke vanntett.

For viktige frister og avtaler bør man gjøre kontraktene personen-uavhengige. Det krever et skikkelig styringsverktøy med varslinger som eskaleres dersom en avtalt handling ikke iverksettes etter plan.