De 3 største utfordringene med rammeavtaler

Som regel er både selger og kjøper fornøyde når de har inngått en rammeavtale. Erfaringen tilsier imidlertid at bare en liten andel av inngåtte rammeavtaler benyttes i henhold til intensjonene. Det er tre hovedutfordringene med rammeavtaler man må være klar over:

  1. For mange rammeverk. Ofte har en virksomhet inngått rammeavtaler med mange ulike leverandører, og det har det vært forskjellige personer involvert i de ulike avtalene. I tillegg kan rammeavtaler krysser og overlappe hverandre helt eller delvis. Siden rammeavtaler typisk utløser de største rabattene ved bruk, vil kjøper bruke for mye penger når for eksempel 10 forskjellige rammeavtaler kun benyttes 20% hver. Det er selvsagt mer lønnsomt at én av avtalene benyttes fullt ut.
  2. Rammeavtaler benyttes ikke av organisasjonen. Grunnen til at de ikke blir brukt er som regel at de ganske enkelt ikke er synlige eller tilgjengelige for mellomledere, avdelingsledere eller ledere på andre lokasjoner. Avtalene kan «gjemme seg» i den enkeltes PC, i Sharepoint-filer eller mapper.
  3. Glemt eller oversett oppfølging. Man forventer gjerne at rammeavtaler skal følges opp av selgeren, og han eller hun sørger for at nye ordre og fornyelse innenfor rammeavtalen inngir forventet rabatt eller bonus. Vi forventer som kjøper å få automatisk varsling når vi opptjener bonus og nye fordeler. Men slik er det dessverre ikke i en travle og praktisk hverdag. Kjøperen må selv følge tett opp på avtalen, og her kan en liten innsats ha stor innvirkning på bunnlinjen.

Hvis du ønsker utnyttelse av rammeavtaler og målrettet innsats for å øke bunnlinjen, er det ingen vei utenom etablering av et strukturert, automatisert system for kontraktshåndtering.