Excel – uegnet til avtalehåndtering

Noen ganger er Excel et godt verktøy til feil oppgave. Kontraktsstyring, avtalehåndtering og arkiv er ting som Excel sjelden løser på en god måte.

Dersom det eneste verktøyet du bruker er en hammer, ser alle problemer ut som en spiker. Når vi omsetter det gamle ordtaket til en digital hverdag, kan vi for eksempel si: Dersom du har brukt Excel lenge nok, blir alle utfordringer forsøkt løst i et regneark.

Her følger ingen kritikk av Excel – dette rimelige, kraftige og brukervennlige verktøyet som virkelig er en kontorets “multi-tool”. Det vi har på hjertet, er at ikke alle utfordringer er egnet til å bli løst av Excel.

Håndtering av avtaler er blant oppgavene som Excel ikke løser så godt som avtaler bør håndteres i en profesjonell og kostnadsbevisst organisasjon. Her er fire grunner til det:

  1. Excel følger ikke med i timen for deg I. Avtaler har som regel viktige datoer for oppsigelse og re-forhandling. Det innebærer at du har løpende avtaler som du ikke har behov for.
  2. Excel følger ikke med i timen for deg II. Mange avtaler inkluderer mange forretningsmessige vilkår som må overholdes for at din bedrift skal oppfylle sine forpliktelser, men dette er ikke lett registrere og følge opp i Excel.
  3. Excel er ikke et dokumentarkiv. Hvor er de ulike versjonene av avtalen? Og hva er avtalte priser? Tid og rot blir fort til mye penger når du skal bruke flere timer på leting i bedriftens servere og mapper.
  4. Excel-filen kan skades av virus, brann og vann. Er filen lagret i skyen, på en server eller på en laptop? Vi snakker henholdsvis om situasjoner som er – OK, verre, verst.

Vi ville heller valgt et verktøy som er skreddersydd for at din bedrift skal få mest ut av sine avtaler, som varsler dere når viktige datoer kommer, som ber om bekreftelse på at jobben er gjort, og som lagrer alt sammen på en sikker måte i skyen.

Book en demo med oss i dag!