Slik håndterer Elkjøp 400 leiekontrakter

Elkjøp Nordic leier 400 butikklokaler over hele Norden for en milliard norske kroner i året. Slik holder konsernet bak Elgiganten og Elkjøp orden i leiekontraktene.

Det er gått noen tiår og solgt flere millioner vaskemaskiner og fjernsyn siden 33 uavhengige norske kjøpmenn slo seg sammen og ble til Elkjøp i 1962. Nå eies kjeden av britiske Dixons Carphone, en av verdens desidert største aktører innen elektronikk.

400 butikker over hele Norden, med navn som Elgiganten i Sverige og Danmark og altså Elkjøp i Norge, omsatte for nesten 35 milliarder norske kroner i fjor. Det er Project Manager Tom Espen Eide i Elkjøp Nordic som har ansvaret for alle de 400 husleiekontraktene.

Personavhengig og dårlig kontroll
Han har kontroll på selve dokumentene, husleiekostnader, utløpstider, huseiere – kort sagt alt som hører inn under hvert enkelt husleieforhold. Siden dette er en tekst i nyhetsbrevet til House of Control, får du ingen premie for å gjette hvilket dataverktøy han bruker for å holde oversikten. Men hvordan var det før?

– Vi brukte Excel. Det fungerte sånn noenlunde den gang vi hadde relativt få husleiekontrakter, men med konsernets utvikling ble det etter hvert både uhåndterlig og fullstendig uforsvarlig, sier Eide.

– Regnearket ble raskt skrekkelig komplekst, med stadig nye kolonner, og det var vanskelig å søke og finne informasjon. Det var vanskelig å knytte til dokumenter, som for eksempel kontraktene. Deretter begynte feilene å dukke opp. Og etter hvert var det bare én person som egentlig kunne håndtere det

Konsekvensen var lav kontroll, et system som skapte sin egen kompleksitet og høy grad av personavhengighet. Det kunne også få finansiell betydning:

– I et stort handelskonsern gjennomføres det fra tid til annen en due diligence, og innen retail er husleieavtalene en selvsagt del av verdsettingen, sier Eide.

Etterlengtet kontroll
For noen år siden tok Elkjøp Nordic i bruke løsningen fra House of Control på konsernnivå. Han sier at Complete Control besvarer alle de underliggende utfordringene ved å forvalte en stor portefølje av husleiekontrakter.

– 400 husleiekontrakter og en milliard norske kroner i husleie innebærer i seg selv en risiko for konsernet. Det er veldig viktig at kontrakter vi ønsker å beholde blir fornyet og/eller reforhandlet. Med så mange kontrakter må arbeidet industrialiseres, ellers går man fort på smeller som koster oss millionvis.

– Jeg bruker Complete Control mer eller mindre daglig for å se på ulike leiekontrakter. Det er en løsning som er intuitiv å bruke og som gir meg god oversikt. Jeg ser egentlig ikke at porteføljen kunne blitt håndtert på noen annen måte enn ved å bruke et verktøy av typen Complete Control, sier Eide.