Full oversikt på alle avtaler i fem selskaper

Med fleksible og flotte vegger skaper Modulvegger AS orden på landets kontorer. Les om hvordan de selv skapte orden i sin egen avtale-jungel.

– De siste dagene har jeg makulert mye papir. Med arkivansvaret for alle avtaler for leveranser til fem selskaper er det klart det blir en del papir, sier konserncontroller og IT-ansvarlig Laila Karlsen i Modulvegger Oslo AS.

Jobber du på et kontor er det stor sannsynlighet for at du har sett produktene som Modulvegger produserer, selger og leverer. Fra den moderne fabrikken på Åmot – like nedenfor der hvor Drammenselva blir beriket med vann fra Tyrifjorden – lages de velkjente glassveggene.

Langt bedre oversikt
Karlsen jobber ved hovedkontoret på Ensjø i Oslo. I tillegg til avtalene ved fabrikken og hovedkontoret har hun kontroll på avdelingene i Oslo, Trondheim og Sarpsborg. De siste månedene har hun lagt inn nesten 200 avtaler i Complete Control, den skybaserte løsningen for registrering av løpende avtaler.

– Jeg legger inn alt av avtaler: IT-kontrakter, husleieavtaler, strømleveranser, telefoni, alarmavtaler, forsikringer, sponsoravtaler, kopimaskiner – og enda mer. Etter kort tid ser jeg at dette gir langt bedre oversikt enn papir og vedlegg til e-post, sier Laila.

Hun legger også inn gamle og terminerte avtaler, for enklere å kunne sammenligne priser med nåværende leveranser og framtidige tilbud.

Rot var dyrt og stressende
– Det er ikke noe tvil om at slik vi jobbet før var både stressende og dyrt. Vi brukte altfor mye tid på å lete etter avtaler som nå er kun noen tastetrykk unna. Avtaler ble skannet og vi måtte selv legge inn kalenderoppføringer for oppfølging. Nå har vi automatiske varslinger fra Complete Control. Konsekvensen av tungvint oppfølging var at vi ufrivillig fornyet avtaler som var dyre og/eller ikke lenger var relevante for Modulvegger.

– Hvordan var det å komme i gang med programvaren?

– Jeg opplevde at det var intuitivt og enkelt. I den grad jeg hadde behov for hjelp, fikk jeg umiddelbart all den bistanden jeg trengte fra vår kontakt i House of Control. Å legge inn avtaler er selvsagt en investering målt i tid, men jeg ser allerede at det vil betale seg i form av bedre oversikt, mindre leting, raskere tilganger og bedre oppfølging. Som konserncontroller ser jeg også hvor raskt vi kan få inn alt av løpende utgifter i budsjettet.

Mindre personavhengig
– Hva er det neste dere legger inn i Complete Control?

– Vi ønsker bedre oversikt og mindre personavhengighet knyttet til bilene og verktøyet som våre rundt 70 prosjektledere og montører benytter. Ta verktøyet, for eksempel: Til sammen er det verdt flere hundre tusen. Det er god økonomi å vite nøyaktig hva vi har, og hvem som har det, slik at vi unngår unødvendige dobbeltkjøp. Det er også god økonomi å ha full oversikt over garantiperioden på hvert enkelt verktøy. Og, ikke minst, det er god økonomi å være helt sikre på hva vi skal ha tilbake dersom noen slutter.

Book en demo!
Kunne du tenke deg en demo av hvordan Complete Control kan forbedre styring og kontroll i din virksomhet?