8 grunner til at regneark er dårlig til å håndtere avtaler

Bruker dere regneark til å holde orden med bedriftens viktigste kontrakter? Ikke alle synes dette fungerer like godt. Her er 8 ofte nevnte «hodepiner» som vi treffer på hos nye kunder.

1. Manglende oversikt
Når du bruker regneark til å registrere bedriftens avtaler, er det utfordrende å ha sentralisert kontroll. En årsak kan være så enkel som at det eksisterer flere versjoner av regnearket, som igjen gjør det vanskelig å sikre at informasjonen i hver enkelt fil er oppdatert og pålitelig.

2. Ingen arkivløsning
Selv om dere klarer å holde et regneark oppdatert, er det ikke en egnet programvare for å lagre selve kontraktene. Jo større virksomhet desto større er sannsynligheten for at avtalene er lagret på mange steder i bedriftens digitale økosystem.

3. Manuelt arbeid er en feilkilde
Avtalehåndtering i regneark krever manuelt vedlikehold. Dette åpner for feilkilder i data som tastes inn i regnearket.

4. Normal bruk er et sikkerhetsproblem
Dersom regneark skal fungere selv på et grunnleggende nivå som et arkiv for avtaler, forutsetter det at dokumentet deles på kryss av avdelinger. Denne egenskapen gjør at tilgangen til bedriftens mest sensitive kontrakter kan bli åpen for flere mennesker enn ønskelig og nødvendig. Regneark blir derfor raskt et sikkerhetsproblem.

5. Ingen sømløs integrasjon med avtalenes livsløp
Når en avtale utløper er det som regel tid for å reforhandle vilkårene. Og, dersom dere ikke lenger har behov for leveransen, er det på tide å si opp avtalen. Dette er en del av innkjøperens ABC. Det er ingen selvsagt funksjonalitet i et regneark for å varsle dere om at avtalen nærmer seg utløp og krever handling.

6. Tungvint rapportering
Hvor mange biler har bedriften leaset? Når skal husleieavtalene for butikkene i Sverige fornyes? Hvor mye koster det å terminere selskapets outsourcede IT-leveranser? Hvor store er neste års sikre inntekter fra retainer-avtaler? Vi skal ikke si at Excel er et dårlig verktøy til å gi dere svar, men i dag finnes det verktøy som er spesialtilpasset rapportering av avtalenes regnskapsmessige betydning.

7. Ikke tilpasset IFRS
Med IFRS 16 er bedriften pålagt å balanseføre de fleste større leie- og leasingavtaler. Beregningen av ulike regnskapsstørrelser kommer ikke av seg selv i et regneark. Det gjør heller ikke oppfølgingen neste år – og året etter der igjen.

8. Personavhengighet
Et regneark som er bygget opp og tilpasset bedriftens særskilte behov for avtalehåndtering, blir per definisjon avhengig av personen som har laget regnearket. Ingen ønsker personavhengighet knyttet til bedriftens samlede forpliktelser og løpende inntekter.

Heldigvis finnes det robuste verktøy til å håndtere bedriftens kontrakter, enten de er på leverandørsiden eller på kundesiden. Complete Control er et verktøy som besvarer alle de nevnte svakhetene ved et regneark. Har du lyst å høre mer om hvordan dette kan hjelpe din virksomhet?