Slik kurerte Brandsdal sin «allergi» mot autofornyelse av avtaler

Mote- og kosmetikkonsernet Brandsdal Group er «hyperallergiske» mot avtaler med automatisk fornyelse. Nå gir løsningen Complete Control full trygghet for at ingen avtaler forlenges ubevisst – i et konsern med 800 millioner kroner i omsetning og 200 ansatte.

Brandsdal Group, med hovedkontor i den norske sørlandsperlen Kristiansand, har opplevd en eventyrlig vekst de siste 15 årene. Mest kjent – og viktigst for omsetningen – er Blivakker.no og Cocopanda. Førstnevnte er Norges ledende nettbutikk innen kosmetikk og hårpleie, mens Cocopanda er deres tilsvarende satsing i Europa.

Med 800 millioner kroner i omsetning og 200 ansatte, sier det seg selv at konsernet har mange avtaler og underleverandører. I tillegg til nettbutikkene for hårpleie og kosmetikk har de også Netthandelen.no, konsernadministrasjonen, eiendomsselskap og et investeringsselskap.

Personavhengighet og uønskede avtaleforlengelser
– Vi hadde en todelt problemstilling hos oss når det gjaldt kontroll med alle avtalene, sier CFO Kolbjørn Ertzeid. – For det første gjaldt det kombinasjonen av lagringsmåter og ansattes endrede roller i bedriftene våre. Når noen sluttet eller fikk nye stillinger, ble det utfordrende å følge opp inngåtte avtaler. Vi så etter en smart løsning på denne personavhengigheten.

– For det andre hadde vi problemer med automatiske forlengelser av løpende avtaler. Hver og en av disse avtalene var ikke så store målt i kroner, men ikke minst for en CFO er det svært frustrerende ikke å ha full kontroll med dem. Og, til sammen var det snakk om betydelige beløp, sier CFOen.

Litt jobb, nye vaner og bedre avtalearkiv
Ertzeid forteller at full oversikt over og kontroll med slike løpende avtaler, ga en rask og målbar return on investment (ROI) etter at Brandsdal Group begynte å bruke Complete Control i konsernet.

– Ja, det var en jobb med å legge inn alle avtalene, og hvis du ikke sier det til noen andre kan vi innrømme at det fortsatt er et fåtall gamle avtaler som ikke har kommet inn. Nå har vi imidlertid fått bedre vaner og legger inn alle nye kontrakter som inngås. Det betyr at avtalearkivet blir stadig bedre, og personavhengigheten er en saga blott. Det er også nyttig å få knyttet beslektede avtaler bedre sammen, for eksempel serviceavtalen for en gaffeltruck.

Trygghet med et enkelt verktøy
Complete Control tilfører betydelig trygghet i hverdagen, sier Ertzeid:

– Vi har som alle andre bedrifter ansatte som er mer strukturerte enn andre. Med Complete Control blir det enkelt for alle våre ansatte som forvalter avtaler med leverandører, å ha kontroll med utløpstider og andre viktige sider av avtalene. De får påminnelser i e-post. Overser de disse, kommer det flere varsler – og til slutt blir jeg oppringt. Det kaller jeg en vanntett beskyttelse mot uønskede forlengelser av avtaler.

– En av styrkene med Complete Control er at det er et enkelt verktøy. Du trenger ingen kurs for å ta det i bruk. Og de få gangene vi har behov for hjelp, opplever vi både rask og god support fra vår faste kontakt i House of Control. Kudos til Jompe Dehs-Thomas!