Slik bruker Elkjøp Nordic, Sparebanken Vest og Brandsdal vår løsning

Les hvordan tre store kunder har stor nytte av å bruke Complete Control.

Elkjøp Nordic: Full kontroll på 400 husleiavtaler
Elkjøp Nordic leier 400 butikklokaler over hele Norden for en milliard norske kroner i året. Slik holder konsernet bak Elgiganten og Elkjøp orden i leiekontraktene.

Det er Project Manager Tom Espen Eide i Elkjøp Nordic som har ansvaret for alle de 400 husleiekontraktene.

– Vi brukte Excel. Det fungerte sånn noenlunde den gang vi hadde relativt få husleiekontrakter, men med konsernets utvikling ble det etter hvert både uhåndterlig og fullstendig uforsvarlig, sier Eide.

– 400 husleiekontrakter og en milliard norske kroner i husleie innebærer i seg selv en risiko for konsernet. Det er veldig viktig at kontrakter vi ønsker å beholde blir fornyet og/eller reforhandlet. Med så mange kontrakter må arbeidet industrialiseres, ellers går man fort på smeller som koster oss millionvis.

– Jeg bruker Complete Control mer eller mindre daglig for å se på ulike leiekontrakter. Det er en løsning som er intuitiv å bruke og som gir meg god oversikt. Jeg ser egentlig ikke at porteføljen kunne blitt håndtert på noen annen måte enn ved å bruke et verktøy av typen Complete Control, sier Eide.

Sparebanken Vest: Full kontroll på 500 avtaler
Sparebanken Vest er et komplett finanshus for mer enn 250.000 person- og bedriftskunder. Det gjør dem til landets tredje største sparebank. Med hovedkontor i Bergen spiller banken en sentral rolle i mye av verdiskapingen på Vestlandet.

– Vi er 600 ansatte og har ca. 500 avtaler med en rekke underleverandører, bla. innenfor IT-systemer, konsulenttjenester, facility service leverandører og mer dagligdagse leverandører som reisebyrå og blomster. Med det elektroniske arkivet som ligger integrert i Complete Control, får vi samlet alle avtaler på ett sted.

– Et sentralt elektronisk arkiv for alle avtaler legger grunnlaget for å redusere nøkkelmannsrisiko ved forvaltning av avtalene, bla. gjennom tilrettelegging av varslingssystemet. Systemet gir også mulighet til å ha bedre oversikt over leverandørporteføljen innenfor samme tjenesteområde, noe som gir oss mulighet til å optimalisere antall leverandører og betingelsene hos disse.

Brandsdal Group: Slutt på personavhengighet og uønskede avtaleforlengelser
Mote- og kosmetikkonsernet Brandsdal Group er «hyperallergiske» mot avtaler med automatisk fornyelse. Nå gir løsningen Complete Control full trygghet for at ingen avtaler forlenges ubevisst – i et konsern med 800 millioner kroner i omsetning og 200 ansatte.

– Vi hadde en todelt problemstilling hos oss når det gjaldt kontroll med alle avtalene, sier CFO Kolbjørn Ertzeid. – For det første gjaldt det kombinasjonen av lagringsmåter og ansattes endrede roller i bedriftene våre. Når noen sluttet eller fikk nye stillinger, ble det utfordrende å følge opp inngåtte avtaler. Vi så etter en smart løsning på denne personavhengigheten.

– For det andre hadde vi problemer med automatiske forlengelser av løpende avtaler. Hver og en av disse avtalene var ikke så store målt i kroner, men ikke minst for en CFO er det svært frustrerende ikke å ha full kontroll med dem. Og, til sammen var det snakk om betydelige beløp, sier CFOen.

Trygghet i hverdagen
Complete Control tilfører betydelig trygghet i hverdagen, sier Ertzeid:

– Vi har som alle andre bedrifter ansatte som er mer strukturerte enn andre. Med Complete Control blir det enkelt for alle våre ansatte som forvalter avtaler med leverandører, å ha kontroll med utløpstider og andre viktige sider av avtalene. De får påminnelser i e-post. Overser de disse, kommer det flere varsler – og til slutt blir jeg oppringt. Det kaller jeg en vanntett beskyttelse mot uønskede forlengelser av avtaler.

– En av styrkene med Complete Control er at det er et enkelt verktøy. Du trenger ingen kurs for å ta det i bruk. Og de få gangene vi har behov for hjelp, opplever vi både rask og god support fra vår faste kontakt i House of Control. Kudos til Jompe Dehs-Thomas!