Disse avdelingene bør snakke sammen om finansiell leasing

Har dere mer enn 50 ansatte i Danmark, Sverige eller Norge? I så fall er sjansen stor for at leasingavtalene skal behandles som investeringer i regnskapet. Det betyr at alle avdelinger som inngår slike avtaler bør ta en prat med økonomiavdelingen.

Nordiske bedrifter er kommet langt når det gjelder å fokusere på kjerneaktiviteter og å unngå kapitalbinding på mer perifere ting. Baksiden av medaljen er en skog av kontrakter for leveranser av alt fra leasingbiler og husleieavtaler til IT-lisenser og kaffemaskiner.

Disse må være obs på finansiell leasing
Det kan være utfordrende nok å holde oversikt over alle avtalene, deres betingelser, datoer for fornyelse og interne kontaktpersoner. I tillegg kommer at enkelte større leasingavtaler skal behandles regnskapsmessig som om de var investeringer.

Oppfyller ditt selskap to eller tre av følgende kriterier?

● Minst 50 ansatte
● Minst 70 millioner kroner i omsetning
● Minst 50 millioner kroner i balanseverdier

I så fall bør dere ha et bevisst forhold til kravene til balanseføring av finansielle leasingavtaler som gjelder i alle de tre skandinaviske landene (NRS 14 i Norge, K3 i Sverige, Regnskabsklasse C i Danmark).

Dette kjennetegner finansiell leasing
Reglene om finansiell leasing er at en avtale skal balanseføres dersom den oppfyller ulike forutsetninger, mens operasjonelle leasingavtaler ikke skal balanseføres. Hva kjennetegner en finansiell leasingavtale? Her er noen typiske egenskaper ved avtaleforholdet:

● Dere har full risiko for eiendelen i avtaleperioden, inkludert reparasjoner og vedlikehold.
● Dere har full kontroll over eiendelen og høster all økonomisk gevinst fra bruken av den.
● Når leasingavtalen er over, vil den økonomiske verdien av eiendelen være svært lav – i praksis er det et avbetalingskjøp.
● Nåverdien av leasingkostnadene er større enn hva det ville koste å kjøpe eiendelen «up front».

Avdelinger må snakke sammen
Det er selvsagt økonomiavdelingen som har det overordnede ansvaret for at finansielle leasingavtaler behandles riktig i regnskapet. Men når leasingavtaler inngås på mange ulike nivåer i selskapet, er det viktig at informasjonen sentraliseres.

IT-avdelingen, ulike operative avdelinger, HR-avdelingen, innkjøpsavdelingen, eiendomsavdelingen… Alle må snakke med økonomiavdelingen om sine leasingavtaler og betingelsene rundt ved bruksrett, betaling, ansvar og restverdier.

Hvordan skal avtalene behandles fra år til år? Det tungvinte er å begynne fra «scratch» hvert år eller å oppdatere regneark. De smarte bruker verktøy som gjør jobben enklere. Der får de får hjelp til utregninger for regnskapet, med varslinger før avtalene utløper, hvor avtalene er lagret – og mange andre nyttige funksjoner.

House of Control har utviklet en modul for full kontroll med selskapets finansielle leasingavtaler, med mange av de samme egenskapene som gjelder for modulen for IFRS 16. Her får CFO full kontroll med alle sentrale data i leasingavtalen, inkludert pris, løpetid og oppsigelsestid. Det er en modul som gir svært raske og presise data til regnskapet, og som i tillegg gir svært gode rapporteringsmuligheter.