Slik lykkes dere best med å implementere Complete Control

Customer Success-teamet i House of Control har hjulpet hundrevis av private og offentlige virksomheter med å få full oversikt over avtaler og forpliktelser. Her er deres tips til hvordan kunden kan lykkes enda bedre i oppstarten.

Complete Control er en skybasert programvare hvor virksomheten registrerer eiendeler, aktive avtaler og andre forpliktelser. Brukerne opplever raskere og bedre oversikt over kostnadene, langt bedre rapporteringsmuligheter, raskere budsjettering og – ikke minst – kostnadskutt fordi avtaler kan sies opp når man oppdager leveranser som ikke brukes.

Customer Success-teamet i House of Control bistår kundene i oppstarten. De har sett hvordan noen kunder raskere enn andre får fullt utbytte av å bruke Complete Control. Her er deres tips til hvordan alle kunder kan få raskere og større nytte og glede av løsningen.

1. Ta med ansatte fra flere avdelinger på laget
Jo større andel av virksomhetens eiendeler, avtaler og forpliktelser som registreres i Complete Control, desto større gevinst får man av å bruke løsningen. Når flere mennesker fra flere avdelinger tar del i oppstarten, vil det samtidig skape gjensidige forpliktelser om å ta i bruk løsningen. Husk, det er ikke bare i IT-avdelingen at det inngås avtaler. Eller i HR-avdelingen, innkjøpsavdelingen, salg… Få med flere!

2. Skaff forankring i ledelsen
Dette kunne vært første punkt, men i praksis ser vi at en del kunder overbeviser beslutningstakere i toppledelsen på et (litt) senere tidspunkt om å at fra nå av skal virksomheten bruke Complete Control på alle eiendeler og/eller avtaler og forpliktelser. Mens flere deltakere i prosjektet skaper uformelle forpliktelser og engasjement, vil forankring i toppledelsen etablere den formelle autoriteten.

3. Ha en klar prosjektleder
Velg en prosjektleder som evner å ha flere baller i luften, som kommuniserer godt på tvers av organisasjonen, som evner å forplikte andre, og som brenner for bedre oversikt i «avtalejungelen».

4. Vær tydelig på ulike roller i oppstarten
I praksis begynner arbeidet med å samle inn kontrakter fra hele virksomheten. Hvem skal ha ansvaret for innsamlingen? Skal flere legge inn kontrakter? Husk at jo flere som kan løsningen, desto flere vil bli overbevist om nytten og kunne hente ut rapporter. I House of Control er vi motstandere av personavhengighet – det er jo noe av det Complete Control bidrar til å løse når avtaler sentraliseres. Tydelige roller bidrar til å redusere personavhengighet.

5. Sett av tid og ha en plan for fremdrift
Når de fire foregående punktene er på plass, blir det enklere å få på plass en forpliktende plan for fremdrift. Men, fortsatt hender det at kunder utsetter oppstarten og/eller setter fremdriften på vent underveis. De mest fornøyde kundene er de som setter av nok tid til oppstartsfasen og som kommer raskt «i drift».

6. Finn de lavthengende fruktene
På tvers av avdelinger pleier det å være mange eksempler på lav kontroll med eiendeler, aktive avtaler og forpliktelser. Finn frem til de største avtalene og de som utløper om kortest tid. Det gir rask følelse av kontroll, og når de første varslingene kommer om at avtaler er i ferd med å utløpe, får de fleste en aha-opplevelse av nytten ved å bruke Complete Control.

Er dere klare til å komme i gang?