7 grunner til å bry seg om avtaler som fornyes automatisk

En av våre kunder sier at de er «hyperallergiske» mot avtaler som fornyes automatisk. Men hva er egentlig problemet med slike avtaler? Vi ser minst sju ulike grunner til å bry seg.

1. Ingen reforhandling
Det er de eksisterende betingelsene som fortsetter å gjelde når en avtale blir fornyet automatisk, eventuelt med et pristillegg definert av inflasjonen. Dere går glipp av mulighetene til å reforhandle ikke bare pris, men også andre viktige betingelser som kan påvirke hvor stor nytte dere får av avtalen.

2. Betaler for ting som ikke brukes
Når tiden går, endres bedriftens behov – nye kommer til, andre faller fra. En avtale om en leveranse, abonnement, lisens eller lignende kan være svært viktig for bedriften på gitt tid og sted. Endrede arbeidsmetoder, nedleggelser, oppsigelser og andre forhold kan gjøre at det som før var en viktig avtale ikke lenger trengs. Når avtalen fornyes automatisk, fortsetter man å betale for ting som ikke lenger brukes.

3. Kjenner ikke til avtalen
Nordiske medarbeidere er kjente for å være selvstendige mennesker, og bedriftene er som regel karakterisert av å ha lite rigide retningslinjer. Dette skaper dynamiske organisasjoner som kan snu seg raskt og tilpasse seg endrede markedsforhold. Baksiden av medaljen er ofte at ansatte på mange nivåer i organisasjonen inngår avtaler og lagrer dokumentene lokalt. Konsekvensen er at bedriften er forpliktet til å betale for leveranser som de fleste ikke kjenner til.

4. Dobbelt og trippelt opp – år etter år
Når det ikke eksisterer en sentral oversikt og kontroll med avtaler, ender organisasjonen raskt opp med å ha langt flere leveranser enn nødvendig av en spesiell vare eller tjeneste. Automatiske fornyelser av avtalene gjør at bedriften i praksis ikke får muligheten til å etablere en intern delingsøkonomi.

5. Tapper lønnsomheten
Når du ikke får reforhandlet avtalen, ikke trenger den, har nok fra før, eller ikke vet om den, er konsekvensen at lønnsomheten tappes avtale for avtale. Hver for seg er avtalene gjerne ubetydelige, men når du legger sammen alle de unødvendige utgiftene på alle nivåer i bedriften, finner de fleste nok penger som burde gått til viktige satsinger eller blitt igjen på bunnlinja.

6. En følgefeil på neste års budsjett
Når man ikke kjenner til en avtale som fornyes automatisk, da får man også automatisk feil i budsjetteringen. Slike avtaler og forpliktelser er konstante hodepiner for økonomisjefen.

7. Parasitter for personavhengigheten
Når ansatte slutter er det sjelden en prioritert oppgave for dem å samle sammen alle forpliktelsene og avtalene de har inngått på vegne av bedriften. Det er imidlertid ingenting i avtaler med automatiske fornyelser som automatisk terminerer kontraktene, for de er inngått med organisasjonen.

Slik trenger det ikke være. House of Control hjelper kundene med å få komplett oversikt over hvilke avtaler og forpliktelser de har. Priser, kontaktperson, løpetid og andre betingelser er alltid bare noen få tastetrykk unna.