Prosesser for god implementering av IFRS 16

Kravene som følger med IFRS 16 er en glimrende mulighet til å effektivisere økonomiavdelingen, sier tysk IFRS-ekspert i Cap Gemini. Her er hennes tips til en vellykket implementering.

«Prosesser er en stor utfordring i en IFRS 16-implementering, spesielt ettersom kravene til prosesser i økonomiavdelingen knyttet til kontrollmekanismer er strengere. Feil oppsett kan få følger for bokføringen og redusere regnskapets pålitelighet.»

Det skriver den tyske Cap Gemini-konsulenten Jacqueline Schwär, som har mange års erfaring med å hjelpe klientene gjennom IFRS-implementeringer. Hun ser fire typiske utfordringer når selskaper skal implementere kravene i IFRS 16:

1. Lokale variasjoner i prosesser, data og programvare. Dette gjelder selskaper med aktivitet i flere land, med ulike regulatoriske krav til for eksempel oppbevaring av kontrakter og informasjonsflyt. Dette kompliserer en felles og harmonisert presentasjon av leasingavtaler.

2. Tilgang på relevante og presise data. Ulike verktøy for håndtering av kontrakter i ulike deler av et konsern, skaper usikkerhet om formater og datakvalitet. Jo flere databaser som skal vedlikeholdes, desto større blir utfordringene.

3. Nye avstemningsbehov. Fakturaer som gjelder IFRS 16-relevante kontrakter må identifiseres, og dette øker arbeidsmengden til regnskapsavdelingene.

4. Standardisering av prosesser med eksterne kilder. Et eksempel er bilparken, der sentrale leasingdata kommer fra leverandører. Leverer de data i det formatet dere trenger?

Schwär anbefaler selskaper å bygge et sentralt team for implementeringen, der mennesker med kunnskap om lokale særtrekk og krav er representert. Teamet identifiserer de største fellesnevnerne som grunnlag for en harmonisert prosess i konsernet, med muligheter for lokale tilpasninger.

Det bør også etableres en prosess som sikrer at regnskapsavdelingen får riktig informasjon. Regnskapsavdelingen bør få kildedata fra kun ett globalt system, som er tilpasset forvaltning av leasingkontrakter. Det inkluderer at løsningen forbedrer selskapets sentrale og lokale oppfølging av kontraktene.

Schwär anbefaler at selskapet har en felles behandling for hver ulike type leie- eller leasingavtale. Dette sikrer en konsekvent behandling i regnskapet. Spesielt leasingkontrakter knyttet til biler anbefaler hun at har sin egen prosess.

Hun sier at kravene i IFRS 16 er en glimrende mulighet til å implementere smartere arbeidsmetoder i økonomiavdelingen, for eksempel ved å ta i bruk programvare som sparer tid, forenkler prosesser og øker presisjonen.
House of Control har utviklet en løsning som raskt og nøyaktig løser de nye IFRS-kravene til rapportering av leie- og leasing-kontrakter. Løsningen dekker alle relevante forhold, som for eksempel overgangsregler, notekrav, beregninger av bruksrett, leieforpliktelse og leiebetalinger.