Budsjettering for deg som verdsetter fritiden

Er dere ikke helt i mål med budsjettet for 2020, selv om året allerede har begynt? Fortvil ikke! Her er et knippe råd for å få et godt budsjett raskere på plass.

For de fleste som jobber med regnskap og økonomi, er god styring og kontroll av selskapets resultater, likviditet og eiendeler et kjerneprinsipp i hverdagen. God forvaltning av økonomien i hele virksomheten inkluderer også hvordan CFO og kollegene prioriterer sin egen tid. Unødvendig tidsbruk på budsjetter og prognoser er uten mening, men hvordan skal man i praksis komme raskere i mål med bedre budsjetter?

Dagens råd har vi hentet fra vårt eget «hvelv», fra internasjonale eksperter og – ikke minst – det nordiske byrået View Ledger. Sistnevnte har kontorer i både Sverige og Norge, og de gir publikum jordnære og praktiske tips til budsjettering og prognoser.

1. Det er på tide å komme i gang med budsjettprosessen nå
«Enten du driver et lite eller et stort selskap, må du sette av noe tid til planlegging og gjennomføring av neste års budsjett. Dette bør handle om mer enn bare en oppstilling av inntekter og kostnader, men også brukes som et verktøy for å forstå hvilke muligheter selskapet har i nærmeste fremtid,» skriver View Ledger i artikkelen «Dette er de vanligste feilene du gjør når du budsjetterer». Ja, de forutsetter at budsjettet allerede er i havn. Vår tolkning for virksomheter som fortsatt ikke har begynt er å begynne nå, men å skynde seg sakte for å sikre kvalitet i prosess og endelig budsjett.

2. La budsjettet være noe mer enn en kopi av fjoråret
Et budsjett må kunne brukes til noe for å ha verdi for virksomheten. Selskapets overordnede strategi og hovedmål er gode steder å starte – og bør bidra sterkt til å definere rammene for budsjettet. Hovedmålene brytes normalt opp i planer, som i praksis kan være satsinger på nye produkter eller i nye markeder, beslutninger om rekruttering eller investeringer i nye driftsmidler. Uansett, de fleste selskaper sikter mot vekst, bedre lønnsomhet og styrket likviditet – er budsjettet et veikart for å nå disse målene?

3. Forenkling er enklere enn du tror – bruk verktøy!
Samtidig som budsjettet ikke bør være en kopi av fjorårets budsjett, er det likevel mange poster som er nesten like fra år til år. Til tross for at en stor del av neste års utgifter er hundre prosent forutsigbare, brukes det altfor mye tid på å grave frem eksakt dokumentasjon for beløpene knyttet til de forpliktelsene dere vet vil komme. Når dere kutter tidsbruken på det som bør være rutinearbeid innenfor budsjettering, frigjør dere tid til de mer strategiske satsingene.

LES OGSÅ: Slik håndterer Elkjøp/Elgiganten 400 husleieavtaler.

4. Ha mest fokus på de største postene
80-20-regelen gjelder ofte også for utlegg og kostnader. Finn de største postene dere kommer til å ha neste år, og se på når utbetalingene kommer. Gjør en tilsvarende øvelse for inntektene. Dersom disse er registrert og tilgjengelige i et verktøy for løpende avtaler, kan du spare mye tid samtidig som presisjonen går opp.

5. Involver de viktigste ansatte i prosessen
Som nevnt i det andre punktet, er selskapets strategi et anbefalt utgangspunkt for budsjettprosessen. Det betyr at dere må involvere de beslutningstakerne i virksomheten som vil sannsynligvis vil utløse større tiltak med konsekvens for selskapets likviditet.

6. Vær realistisk og nøktern, særlig om inntekter
«De fleste har troen på egne produkter og tjenester. Derfor er det viktig at du er realistisk og ikke for optimistisk når inntekter skal budsjetteres. Du bør vurdere hva som er mulig å levere på inntektssiden, med tanke på den kapasiteten selskapet har og potensiale i markedet,» skriver View Ledger. Dersom neste års sikre inntekter allerede er registrert i for eksempel Complete Control, kan dere enkelt kontrollere hvorvidt kundene har signert for et år til.

Er du klar for en prat om hvordan dere kan kutte rutinearbeidet i budsjettprosessen og samtidig gjøre prognosene mer treffsikre?