6 grep for å redusere personavhengighet

Norden i et nøtteskall: Enkelt og effektivt, basert på tillit til kompetente, selvstendige og ansvarsbevisste medarbeidere. Baksiden av medaljen: Høy grad av personavhengighet. Her er seks grep for å redusere personavhengighet.

Det er gode grunner til å tro at personavhengigheten øker, særlig i tider når bedrifter må kutte bemanningen plutselig og betydelig. Din bedrift kan gjøre enkle grep for å redusere personavhengigheten. Dette er tiltak som også har positive bieffekter for kontroll, likviditet og lønnsomhet.

Er personavhengigheten stigende eller fallende i nordiske bedrifter? Vi skulle gjerne sett forskning på dette, men vil i mellomtiden få påpeke følgende:

• Nordiske bedrifter er jevnt over veldig effektive, drevet fram av tidlig bruk av ny teknologi, høy grad av ansvarsfølelse blant ansatte og iboende motstand mot byråkratisering.
• Den nordiske forretningskulturen, som i større grad enn andre steder er basert på tillit til høyt kompetente enkeltpersoner, fører til at relativt store beslutninger og ansvar
håndteres lengre ned i organisasjonen.
• I møte med internasjonal konkurranse, som i økende grad gjør seg gjeldende også innenfor tidligere skjermede bransjer, må det produseres mer med færre årsverk.
• Vi outsourcer ofte leveranser for å øke fleksibilitet og kunne sette større krav til kvalitet enn ved faste ansettelser.
• Lean-prosesser og automatisering («robotifisering») bidrar begge til radikal forbedring i effektiviteten – og at et fåtall enkeltpersoner får ansvaret for større prosesser.

SE OGSÅ: Last ned vårt white paper for smartere økonomistyring

Hver for seg tror vi at disse faktorene fører oss i retning av økt avhengighet av enkeltpersoner. Det er på mange måter baksiden av medaljen knyttet til alt som er bra med arbeidslivet og forretningskulturen i Sverige, Danmark og Norge.

I praksis opplever vi konsekvensene av dette når medarbeidere slutter i bedriften. Og når de slutter brått og/eller dere ikke skilles som venner, stiger gjerne problematikken, særlig i bedrifter som ikke har mange kontrollrutiner på plass fra før.

Dere har helt sikkert opplevd omtrent følgende situasjon: Når personer som slutter i bedriften har hatt viktige biter av styring og kontroll inne i sitt eget hode – eller i regneark som kun de forstår – brukes det frustrerende mye tid på «gjenoppretting», og det ryker på kostnader knyttet til avtaler og forpliktelser vedkommende hadde inngått på vegne av bedriften.

Denne type problemstillinger kan knytte seg til en lang rekke avtaler og forpliktelser:

• Leasingavtaler på biler og datautstyr
• Løpende avtaler med underleverandører
• Ansattegoder
• Avtaler om IT-leveranser
• Husleieavtaler
• Avtaler for kaffemaskiner, printere og alt det andre dere har på kontoret

Listen kunne fortsatt til bunnen av siden. Fellesnevneren er løpende forpliktelser og kostnader, gjerne med autofornyelse. Og det er ofte snakk om avtaler som bedriften har lite nytte eller ikke bruker riktig etter at en nøkkelperson slutter.

Slik bør det ikke være, og slik trenger det ikke være. Her følger seks enkle grep for å redusere sårbarhet og personavhengighet:

1. Be ansatte sende alle avtaler til felles adresse
Dersom bedriften står i fare for å måtte redusere bemanningen, haster det mer enn vanlig med å få full oversikt over alle forpliktelsene. Sett opp en felles e-post hvor ansatte kan sende alle avtalene de har inngått på vegne av bedriften – med avtalen som vedlegg. Dersom vedleggene ikke eksisterer elektronisk, be dem oppgi hvor avtalene fysisk befinner seg.

2. Felles kontaktregister
Det er bedriften som eier kontaktene som selgere og kundebehandlere – eller innkjøpere for den saks skyld – snakker med på vegne av bedriften. Dersom dere har et CRM-system er felles kontaktregister en selvfølge, så sant de ansatte faktisk bruker CRM-systemet slik de skal. Alle andre bør i det minste registrere sine kontakter i et regneark.

3. Beskriv arbeidsmetoder
Nesten uansett hvilke oppgaver ansatte i bedriften utfører, så gjør de dem stadig bedre måned for måned. Metodene som brukes og forbedres er naturlig bedriftens eiendom, og de får større verdi jo raskere og bedre oppgavene utføres. Derfor, bruk ressurser på å dokumentere arbeidsmetoder. Å beskrive arbeidsmetoder er en rimelig forsikring den dagen en kollega av ulike årsaker skal slutter.

4. Felles sted for kundeleveranser
Ligger arbeidet som gjøres for kunder – eller dokumentasjonen av arbeidet – i sendte elementer i kollegaens e-postprogram? Å få tilgang til den ansattes e-post kan være juridisk krevende, men selv om du har tilgangen er det ingen enkel jobb å finne det du leter etter.

5. Felles innboks for viktige kunder
I forlengelsen av forrige punkt: Sett opp felles e-post for viktige kunder og andre kontakter. La all kommunikasjon gå til samme innboks og så ofte som mulig fra samme e-post. Dette gjør alt mye enklere dersom en medarbeider slutter, særlig når de slutter brått.

6. Registrere alle avtaler
Nordiske virksomheter er mestere i å fokusere på kjerneaktivitetene. Et resultat av dette er et stort antall underleveranser, som gjør det enkelt å skalere leveransene og sette krav til kvantitet, kvalitet og service. Jo flere leveranser, desto viktigere er det med sentral kontroll over disse kontraktene som regulerer leveransene. Uten en slik kontroll risikerer dere automatisk fornyelse uten reforhandling og at bedriften har flere leveranser enn nødvendig.

Det finnes dessuten en nordisk SaaS-løsning som er utviklet på grunnlag av slike dårlige erfaringer med manglende kontroll. Dette er en brukervennlig og smart løsning, som gir bedriften anledning til å glede seg over full kontroll lenge etter at den har betalt for seg selv.

Complete Control, som løsningen heter, er en skybasert tjeneste som gir deg kontroll over avtaler, forpliktelser og eiendeler. Nylig ble den sluppet i ny versjon, og den har mange egenskaper som reduserer personavhengighet, øker oversikten og i praksis kutter kostnader:

• Avtalehåndtering: Full kontroll på alle avtaler
• Du henter raskt og enkelt ut alle fremtidige forpliktelser
• Varslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister mm.
• Budsjetteringsprosessen forenkles, forbedres og effektiviseres
• Digital signatur av avtaler
• OCR-skanning av avtaler
• ESG-målinger gjennom åpne APIer
• Du kan til enhver se tid se hvem som er ansvarlig for avtaler og eiendeler
• Enkel import og eksport til Excel og PowerPoint
• Intuitiv funksjonalitet og enkel administrasjon
• 100% webbasert SaaS-løsning – ingen ny infrastruktur nødvendig

Vi har tilpasset vår live demo av Complete Control 5 til myndighetenes råd for smittevern, og vi tar gjerne et Skype-møte med deg. Trykk her for å booke en demo.

SE OGSÅ: Last ned vårt white paper for smartere økonomistyring