CFO i 07 Media om Complete Control: – Har alt du kan forvente av et verktøy for avtalehåndtering

De fleste bedrifter i Oslo-regionen som har behov for skilt, messemateriell, trykksaker og digital synlighet har et forhold til 07 Media. Selskapet med vel 220 ansatte ble etablert i 2007 og er bygget opp rundt flere ledende virksomheter innen markedsføring, publisering, grafisk produksjon og design. Mange vil huske PDC Tangen som én av virksomhetene som ble til 07 Media. Hovedkontoret ligger i Oslo, og de er også til stede i Kristiansand og på Aurskog.

Enkelt å begynne som ny CFO
Stor virksomhet betyr som regel mange underleveranser og mange løpende kundeavtaler, spredd på flere bedrifter og lokasjoner. Så også i 07 Media. For en ny Chief Financial Officer (CFO) kan det bli krevende å få oversikt over og kontroll med alle avtalene som forplikter selskapet og definerer de løpende utgiftene i kommende måneder, kvartaler og år. Slik var det ikke for CFO Inge Leirvik da han begynte i 07 Media i 2018.

– Min forgjenger var en skikkelig systematiker, som etterlot seg en fremragende sentral kontroll på kryss av selskapsstrukturen. Han hadde orden på alt, inkludert stålkontroll på alle avtalene som selskapet har med underleverandørene. Dette gjorde det enkelt for meg å videreføre forvaltningen av avtalene.

– Han hadde også valgt et verktøy som er svært intuitivt å bruke. Det sier jo litt at jeg aldri har hatt behov for å ringe support, og at jeg fra første dag har klart meg veldig godt på egen hånd som bruker. Viktige stikkord for hva verktøyet gir oss er oversikt, forenkling, kontroll og effektivitet, sier Leirvik. Verktøyet heter Complete Control.

– En fryd for meg som CFO
CFOen sier at verktøyet raskt kom til stor nytte da de sent i 2018 flyttet hovedkontoret fra Løren til Sandaker i Oslo:

– Vi hadde et stort antall leveranser som var knyttet til kontorlokalene, for eksempel alarm, internett, strøm, forsikring og kaffemaskiner. I løpet av et par tastetrykk hadde jeg full oversikt og kunne jobbe meg systematisk gjennom alle avtalene som skulle sies opp eller reforhandles, inkludert å sette opp varslinger for oppsigelsestider.

– Det var en fryd for meg som CFO å kunne forvalte avtalene i Complete Control i stedet for å måtte lete meg gjennom økonomisystemet. Her var alle avtalene, inkludert vedleggene med avtaledokumentene. Du trenger ikke vite hvordan avtalene er arkivert, hvilket år, hvilken type leveranse eller lignende. Alle avtalene er enkelt tilgjengelige.

Leirvik sier at verktøyet inneholder alt man trenger for å forvalte avtaler, slik som avtalebeløp, kontaktpersoner, kontraktsperiode, betalingsbetingelser, oppsigelsesfrister med mer.

– Ikke bare er det enkelt å komme i gang som bruker; du har også en enestående oversikt på ditt eget dashbord og kan enkelt ta ut gode rapporter. Det er et verktøy med funksjoner som virkelig er designet til deg som forvalter avtaler. Du kan nesten ikke feile.

Brukes også for kundeavtaler
Foreløpig er det flest brukere av Complete Control som bruker SaaS-løsningen til å følge opp underleveranser og andre forpliktelser som for eksempel husleieavtaler. 07 Media er blant brukerne som også bruker verktøyet til å følge opp avtalene de har mot kundene.

– Verktøyet har bidratt til å standardisere avtalene, gjort det enkelt å få oversikt over komplekse leveranser og å sette opp varslinger for viktige hendelser. På samme måte som mot leverandørene bidrar denne profesjonaliseringen til at vi blir mer forutsigbare, systematiske og bedre i møte med kundene, sier Leirvik.