Sjekkliste når du skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering

Mange virksomheter har innsett at et verktøy for avtalehåndtering – internasjonalt kjent som Contract Lifecycle Management – vil være verdifullt for dem. De ønsker blant annet å unngå automatiske fornyelser og kutte unødvendige kostnader, få bedre oversikt over kommende forpliktelser, bli varslet i god tid før reforhandlinger, redusere personavhengighet samt å budsjettere raskere med mer treffsikre prognoser.

En profesjonell forvaltning av virksomhetens avtaler skaper ikke bare håndfaste økonomiske verdier og bedre styring og kontroll i virksomheten – som både styret og investorene setter stor pris på. Det som også skjer er følgende: Når virksomheten er blitt modne brukere av verktøy for avtalehåndtering, reduseres stressnivået hos Chief Financial Officer (CFO), controllere og regnskapssjefen. Mindre tidsbruk på unødvendig rutinearbeid og leting etter kontrakter, skaper samtidig rom for et større strategisk perspektiv hos CFO.

Les også: Sjekkliste for om dere trenger løsningene fra House of Control

Hvordan skal man velge mellom ulike verktøy? En kjøper av verktøy for avtalehåndtering vil selvsagt ønske å høste betydelige gevinster raskt – uten at det koster altfor mye i form av opplæring. Men det er langt flere ting du bør tenke på. Derfor har vi laget en sjekkliste over elementer som vi mener er viktige å ta i betraktning når dere skal velge verktøy:

1. Er løsningen brukervennlig?
Et intuitivt brukergrensesnitt er en god start, med de feltene som er relevante for solid og langsiktig avtalehåndtering. Be om en demonstrasjon, ikke bare av hvordan avtaler registreres, men også hvordan man henter ut rapporter.

2. Hvilke brukermanualer og metoder for selvhjelp finnes?
Uansett hvor intuitiv og brukervennlig løsningen er, hender det at brukerne står fast og trenger hjelp. Mange synes det er givende å løse utfordringene selv, gjerne ved hjelp av pedagogiske brukermanualer eller filmsnutter. Be om å få se dem!

3. Finnes en operativ avdeling for kundestøtte som snakker språket ditt?
Tenk om du mottok en stor flatpakke fra Ikea uten bruksanvisning og ingen kunne hjelpe deg! Enten det handler om å komme i gang med å bruke et verktøy for avtalehåndtering – eller du trenger støtte og videre opplæring underveis – bruker du tiden best når du får snakke med en ekspert på brukerstøtte som snakker ditt språk.

4. Er det krevende å komme i gang – og kan du få hjelp?
De fleste innser verdien i et verktøy for avtalehåndtering, men mangler tiden det tar å samle og registrere avtalene første gang. Som nevnt over, et brukervennlig verktøy er en god start. Finnes det i tillegg muligheter for automatisk skanning og tolkning av avtalene? Har leverandøren eksperter som kan stå for registreringen? Krev tydelige svar på slike spørsmål!

5. Hvordan lærer du best practice for avtalehåndtering?
Å bruke et verktøy riktig handler om mer enn å kunne bruke alle funksjonene. Avtalehåndtering gjort riktig dreier seg blant annet om atferd i organisasjonen og om å få til nødvendige endringer uten å skape frustrasjon blant kollegene. Jo flere kunder og jo lengre historie leverandøren har, desto større erfaringsgrunnlag har leverandøren fra hvordan kundene organiserer arbeidet – så sant de har hjulpet kundene med best practice. Spør hva dere kan forvente av deres Customer Success Managers!

6. Kan verktøyet tilpasses dine behov og bruken utvides?
En moderne SaaS-løsning har et stort antall standard funksjoner som er relevant på kryss av bransjer og størrelser. En foroverlent utvikler av software imøtekommer innspill fra kundene ved å utvikle moduler for både bredere og mer nisjeorientert bruk. Hvilke moduler finnes for mer spesialiserte behov som for eksempel dere har?

7. Er leverandøren innovativ og utvikler verktøyet?
Det som er en god løsning i dag oppfyller sjelden forventingene like godt i morgen. En solid utvikler av software viser sin styrke blant annet ved å utvikle løsningene med stadig ny og brukerorientert funksjonalitet. Hva med elektronisk signatur av dokumenter og maskinlæring? Be dem fortelle hvordan løsningen over tid har fått nye moduler og bruksområder!

8. Hva sier andre om bruken av verktøyet?
Hvor mange andre er det som bruker verktøyet? Hvor mange eiendeler, avtaler og andre dokumenter er registrert? Et stigende antall kunder og omsetning er i seg selv betryggende, men det bør også være enkelt å finne fram til referanser fra konkrete kunder. Spør også om churn – hvor stor andel av fjorårets brukere har sluttet å bruke verktøyet?

9. Hvordan er datasikkerheten?
Din virksomhets avtaler, enten det er med leverandører eller kunder, inneholder ofte forretningskritisk informasjon og det kan være straffbart om den kommer på avveie. Derfor er det viktig å få klare svar på hvor data lagres, hvordan sikkerheten testes og hvilke samarbeidspartnere som brukes.

10. Hvor solid er selskapet dere kjøper fra?
Førsteklasses datasikkerhet, stadig bedre funksjonalitet og god kundestøtte er elementer som skaper flere kunder over tid. Men hvor godt finansielt grunnlag har selskapet som selger dere løsningen? Hvor avhengige er de av enkeltkunder? Hvor godt tåler de neste pandemi? Har de solide eiere i ryggen? Velg å samarbeide med aktører som har et langsiktig perspektiv!

11. Kan du få hjelp til å nå virksomhetens klimastrategi?
Stadig flere virksomheter har større mål enn vekst i inntekter og lønnsomhet. Mål knyttet til ressursbruk og klima er noen av disse. Som oftest er virksomhetens ressursbruk og utslipp knyttet til avtaler, ordrer og leveranser. Smarte verktøy for avtalehåndtering gir dere håndfaste svar på dagens status og hjelper dere til å forbedre fotavtrykket over tid.