Dårlig avtalehåndtering påvirker bunnlinjen: Bedriften går glipp av inntekter og har unødvendige kostnader. Resultatet er en bunnlinje som er 9 prosent lavere enn den kunne ha vært. PwC deler oppskriften for å løse problemet.
Hva koster det når dere ikke får den avtalte rabatten i en rammeavtale? Hvilke beløp går dere glipp av når opsjoner ikke blir utøvd i tide? Hvor mye taper dere når avtaler ikke blir reforhandlet? Hva koster det for økonomiavdelingen å håndtere fakturaer fra leverandører som må registreres først?
9 prosent av lønnsomheten tapes på grunn av dårlig avtalehåndtering
Bedre utforming og forvaltning av avtaler kunne spart virksomhetene det gjelder for verdier tilsvarende 9 prosent av bunnlinjen. Det fremkommer i PwC-rapporten «Spark joy: Creating value from your contracts». De beskriver problemstillingen slik:
«I løpet av livssyklusen til en typisk kontrakt er det juridiske teamet bare involvert to ganger: Første gang i starten, med utforming, forhandling og utførelse av kontrakten. Andre gang på slutten, i fornyelse, avslutning eller håndtering av en tvist. Størstedelen av kontraktens økonomiske verdi kommer derimot i mellomperioden, der det juridiske teamet vanligvis ikke spiller noen rolle.
Men ved å ha tilsyn med kontrakter gjennom hele livssyklusen, kan den juridiske avdelingen tilby sanntidsdata, overvåke verditap, redusere risiko og bidra til å redusere barrierene mellom forretningsenheter. Den kan gå fra å være en reaktivt oppgavefokusert funksjon til å bli en integrert kilde til verdiskaping.»
Dette er årsakene at dårlig avtalehåndtering fører høyere kostnader
Mens PwC-rapporten tar den juridiske avdelingen og husadvokatens perspektiv, kunne de like godt ha valgt CFO og økonomiavdelingen. Blant våre kunder er det gjerne CFO som er den sentrale beslutningstakeren, selv om vi også har mange internadvokater blant våre kunder.
Har flere leveranser enn det som trengs: Når bedriften ikke har oversikten over avtalene, har den som regel dobbelt opp av flere leveranser. Det er dårlig delingsøkonomi internt i virksomheten.
Avtaler fornyes automatisk, men burde vært avsluttet: Når avtalene ikke er sentralt lagret, er det vanskeligere å varsle avtaleeier før avtaletiden utløper. Det medfører som oftest at avtalen blir automatisk forlenget – med 1, 2 eller 3 år.
Rekker ikke å reforhandle avtalene: Før en avtale fornyes, har dere som kunde en mulighet til å reforhandle pris, kvalitet, kvantitet og andre betingelser. Det får gjerne økonomiske konsekvenser.
Utnytter ikke rabattene og kredittidene i eksisterende rammeavtaler: Når organisasjonen ikke kjenner til rammeavtalene, innebærer det at det kjøpes fra andre leverandører, hvor både pris og andre betingelser er dårligere.
Dyrere behandling og bokføring av innkommende fakturaer når ny leverandør må registreres: Dette følger av punktet ovenfor. Det er kostbart å håndtere flere fakturaer og registrere nye leverandører.
Arbeidstid tapt til å lete etter kontrakter: Hvordan kartlegger din bedrift faste kostnader før neste års budsjett? Dyrebar tid kan gå tapt dersom avtalene som definerer store deler av bedriftens forpliktelser er skjult for økonomiavdelingen. Det kan også føre til feil i prognoser.
Leverandøren øker prisene mer enn avtalt: De fleste avtaler inneholder klausuler om prisøkninger og hvilken prisindeks som gjelder. Mange av våre kunder bruker den innebygde prisindeks-funksjonaliteten til å dobbeltsjekke leverandørenes prisjusteringer.
Dårlig avtalehåndtering fører til lavere inntekter
I House of Control ser vi at stadig flere av våre kunder bruker Complete Control til å håndtere ARR (Annual Recurring Revenue) og andre kundekontrakter med en definert kontantstrøm eller inntektsstrøm. En av disse kundene er konsernet CSAM, som bruker Complete Control til å håndtere nærmere tusen kundekontrakter.
Uten sentral oversikt og kontroll over kundeavtalene, kan det skje mange feil som går utover lønnsomheten i selskapet. Her er noen av de som trekkes frem av PwC:
Feilfakturering: Når dere ikke vet hva som er avtalt, er det fort gjort å fakturere for mye, for lite eller ikke i det hele tatt. Å fakturere for mye er ingen bærekraftig strategi, og ender som regel med ekstra arbeid eller tap av kunde. Det sier seg selv at bedriften også taper på å fakturere for lite eller ikke i det hele tatt.
Manglende prisjustering: De fleste avtaler har regler om at prisene kan justeres i takt med inflasjonen. Med et verktøy for avtalehåndtering kan dere få varslinger om når prisene skal justeres opp. Uten slike varsler, er det fort gjort å tape penger, som går direkte utover bunnlinjen.
Dårlig kundeopplevelse: Når bedriften ikke har full oversikt over hva kunden venter på av leveranser, vil det oftere oppstå feilleveranser og brudd på avtalte frister. En av våre kunder som bruker Complete Control til å holde orden på alle leveransene, er den verdensledende produsenten av arbeidsklær, Wenaas Workwear.
Løsningen for bedre avtalehåndtering og lønnsomhet
PwC understreker at 9 prosent er et gjennomsnitt, og det er ikke tatt høyde for verken bransje, selskapsstørrelse eller kontraktsverdier. De anslår at jo større og jo mer komplekse prosjekter og leveranser som reguleres av kontraktene, desto større er tapene. Vi vil for egen regning legge til at jo flere underleveranser en bedrift har – og jo mer som er outsourcet – desto større er de potensielle tapene.
Så, hvordan løse utfordringene og forbedre lønnsomheten? ManpowerGroup er blant våre kunder som deler hvordan de gjennomførte et større prosjekt for å få bedre avtalehåndtering. Vi tar også med oss rådene fra PwC:
1. Snakk om det
Sørg for at alle tenker noenlunde likt når det gjelder digitalisering og håndtering av kontrakter, og at dere er enige om målsettingen. En betydelig del av jobben er en ryddeøvelse for økonomiavdelingen, innkjøpsavdelingen eller juridisk avdeling. For å høste de videre og største gevinstene må dere kartlegge hvilke endringer resten av organisasjonen står overfor.
2. Kartlegg veien videre
Etter å ha bestemt seg for et målbilde for digitalisering og håndtering, er det på tide å planlegge og definere stegene for hvordan dere kommer dit. Dersom implementeringen av et system for avtalehåndtering inkluderer overgang fra papirkontrakter til digitale, må det settes av mer tid – bare for å finne de aktuelle kontraktene.
3. Sett en kollega til å lede endringsprogrammet
Som nevnt ovenfor, forutsetter de større gevinstene ved avtalehåndtering at organisasjonen involveres. Derfor bør en senioransatt velges til å lede, iverksette og – ikke minst – innarbeide endringene.
4. Velg teknologi som hjelper dere og gir innsikt
Å skanne en kontrakt eller å legge en pdf inn i en digital løsning for avtalehåndtering er bare starten på gevinstene. Velg en løsning som gir varslinger før viktige frister, hvor dere kan legge inn betalingsplaner, og definere eierskap. Da kan dere på samme tid unngå uønskede fornyelser, redusere personavhengighet og styrke økonomistyringen.
Er du nysgjerrig på hvordan bedre avtalehåndtering kan redusere kostnadene, øke inntektene og forbedre lønnsomheten i din bedrift? Book en tid som passer i kalenderen under, så tar vi en uforpliktende prat!