For å finne svaret på antall avtaler som forplikter bedriften, bør detektivarbeidet begynne i økonomiavdelingen – og fortsette blant leverandører, servere, avdelingsledere og fysiske arkiv. Slik får dere oversikten.
ManpowerGroup: «Vi trodde vi hadde oversikt»
«Etter hvert som vi vokste, innså vi at det manglet en programvare til å støtte håndteringen av de løpende kundeavtalene. Kontraktene ble lagret i ulike arkiver og middle office-systemer, men her var det kun deler av de ansatte som hadde tilgang, og da kun lesertilgang. Virksomhetene hadde dessuten ulik praksis for avtalehåndtering. Dette ble et salig rot.»
«Vi trodde vi hadde oversikt. Men nå har vi registrert mer enn 900 avtaler, noe som er langt flere enn vi forventet. Vi har også fått på plass bedre prosesser. Avtalehåndtering er blitt en naturlig del av planleggingen innenfor innkjøp og salg.»
Sitatene tilhører Åse Marie Haugstulen, som er Director for Bid Team i ManpowerGroup i Norge og Sverige. Ordene falt mens hun snakket med oss om innføringen av en ny løsning for avtalehåndtering.
Dette kompliserer avtalehåndteringen i bedriften
Haugstulens utfordringer er gjenkjennelige for mange. De aller fleste virksomheter som vi snakker med, er enige om at et stort antall kundeavtaler, underleveranser og tilhørende avtaler skaper mer kompleksitet. Jo større kompleksiteten er, desto større direkte og indirekte kostnader knytter det seg til avtalehåndteringen.
En CFO har erfaring med at mange avtaler som inngås på ulike nivåer i organisasjonen medfører risiko for at det kjøpes inn dobbelt opp, at man glemmer å si opp avtaler, at de ikke blir reforhandlet, eller at avtalene går til automatisk fornyelse. CFOer føler også på de indirekte kostnadene som knytter seg til personavhengighet samt tiden som går med til å lete opp avtaledokumenter for å sette sammen prognoser og budsjetter.
Hvor mange avtaler har dere? Det er, som nevnt, et spørsmål vi alltid stiller til potensielle kunder. Svarene er som oftest upresise, og mange undervurderer antallet. Selv CFOer med lang fartstid i virksomheten kan bli overrasket når de får se omfanget av avtaler som til sammen utgjør kostnadsbildet.
Avtaletyper som mange bedrifter ikke har kontroll på
Antall avtaler med kundene er forhåpentligvis ikke veldig vanskelig å få full kontroll over. Vi skal videre i artikkelen fokusere mest på avtaler med leverandørene. Når man skal få svar på hvor mange løpende avtaler virksomheten har med underleverandører, må man lete høyt, lavt og bredt i organisasjonen. Her er ni ledetråder:
- IT-avtaler, for eksempel servere, skylagring, lisenser, PCer, telefoner og abonnement
- Leveranser av løsninger, produkter og tjenester som er essensielle for at dere kan oppfylle forpliktelsene overfor kundene
- Husleieavtaler, pluss tilhørende vakthold, forsikring, parkering, strøm og internett
- Leasingavtaler for firmabiler, produksjonsutstyr og andre ting
- Rammeavtaler for advokattjenester, markedsføring og kommunikasjon
- Avtaler knyttet til ansatte, for eksempel reise, forsikring, pensjon og treningsstudio
- Kontorutstyr i form av printere, papir, møbler og skjermer
- Tjenester til kontoret, blant annet kantine, vask, renseriavtale og vaktmester
- Mindre leveranser til kontoret, slik som planter, kaffeavtale, frukt, vann og snacks
Hvordan finne frem til alle avtalene i praksis
Det finnes mange metoder som til sammen danner et sikkerhetsnett for å finne frem til alle avtalene som forplikter bedriften. Her er noen av de mest brukte metodene, som har delvis overlappende resultater i jakten på gjeldende avtaler.
Spør regnskapsfører: De aller fleste avtaler med leverandører har en økonomisk og regnskapsmessig konsekvens: De dukker opp som utgifter og kostnader i regnskapet. Leverandørene skal normalt være registrert i regnskapsprogrammet. Dersom dere må prioritere, se på hvilke leverandører som dere betaler mest til i løpet av det siste året.
Sjekk fakturaflyten: En forpliktende avtale etterlater seg spor i form av gjentagende fakturaer av omtrent samme størrelse. I House of Control har vi inngått et samarbeid med Compello, som er markedsledende på håndtering av innkommende fakturaer. Med AI fra Compello, kan brukere av Complete Control raskt få melding om gjentagende fakturaer. Deretter kan disse sjekkes og så registreres som avtaler.
Be leverandørene sende dokumentasjon: Når du har navnet på leverandørene, kan dere sende en henvendelse og be hver enkelt leverandør sende dere det de sier er de gyldige avtalene. Da får dere raskt oversikten over utløpstider, og dere kan sjekke om fakturerte beløp er i henhold til avtalen.
Dykk ned i arkivene: Se gjennom servere og fysiske arkiver på jakt etter avtaledokumenter, og sjekk om de fortsatt er gyldige og kartlegg den økonomiske betydningen. Be ansatte undersøke sin egen innboks på jakt etter avtaler, fakturaer og kvitteringer.
Ansvarliggjør mellomledere: Avtaler er vanligvis signert av en nåværende eller forhenværende medarbeider. En praktisk måte å kartlegge avtaler på, er derfor å be alle mellomledere om å navngi leveranser og lisenser som de har fast abonnement på, og som de trenger i avdelingen.
Ta en inspeksjonsrunde: Gå rundt og noter synlige ting i bedriftens lokaler og øvrig eiendom for å sjekke om det er registrert en avtale for biler, kaffemaskiner, kontorutstyr, planter og så videre.
Få full kontroll på alle avtalene med Complete Control
Så, hvor mange avtaler har dere egentlig? Og hvordan ser kompleksiteten ut når dere tar i betraktning oppsigelsestider, kontaktpersoner, dokumentlagring og så videre? Hvordan er interaksjonen mot ERP-systemet?
En av våre kunder, som begynte med å bruke Complete Control for sine husleieavtaler, sier at de tidligere brukte regneark til avtalehåndtering: «Det fungerte sånn noenlunde den gang vi hadde relativt få husleiekontrakter, men med konsernets utvikling ble det etter hvert både uhåndterlig og fullstendig uforsvarlig.»
Skal vi ta en prat om hva som er hensiktsmessig avtalehåndtering – contract lifecycle management – i din virksomhet?
Les mer om avtalehåndtering:
Dette er kostnadene ved manglende kontroll
8 grunner til at regneark er dårlig egnet til avtalehåndtering
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
31.000 brukere: 10 grunner til at de valgte House of Control
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control
Dette avgjør ROI når dere bruker Complete Control