5 grep som reduserer personavhengighet (før ferien)

Er dere sårbare dersom enkelte ansatte ikke kommer tilbake etter ferien? Slik reduserer du personavhengigheten med en håndfull enkle grep før sommeren.

Særlig mindre virksomheter, men også større, er sårbare når nøkkelpersoner slutter. Det oppstår en stor grad av personavhengighet knyttet til kontakter, hvordan de jobber, hva de har gjort, kundekontakt og alle avtalene de har inngått på vegne av bedriften.

Dette er en artikkel først og fremst ment for mindre virksomheter, som foreløpig ikke har investert tungt i virksomhetssystemer. Her følger fem enkle grep for å redusere sårbarhet og personavhengighet:

1. Felles kontaktregister
Det er bedriften som eier kontaktene som selgere og kundebehandlere – eller innkjøpere for den saks skyld – snakker med på vegne av bedriften. Dersom dere har et CRM-system er felles kontaktregister en selvfølge, så sant de ansatte faktisk bruker CRM-systemet slik de skal. Alle andre bør i det minste registrere sine kontakter i et regneark.

2. Beskriv arbeidsmetoder
Nesten uansett hvilke oppgaver ansatte i bedriften utfører, så gjør de dem stadig bedre måned for måned. Metodene som brukes og forbedres er naturlig bedriftens eiendom, og de får større verdi jo raskere og bedre oppgavene utføres. Derfor, bruk ressurser på å dokumentere arbeidsmetoder. Å beskrive arbeidsmetoder er en rimelig forsikring den dagen en kollega av ulike årsaker skal erstattes.

3. Felles sted for kundeleveranser
Ligger arbeidet som gjøres for kunder – eller dokumentasjonen av arbeidet – i sendte elementer i kollegaens e-postprogram? Å få tilgang til den ansattes e-post kan være juridisk krevende, men selv om du har tilgangen er det ingen enkel jobb å finne det du leter etter. Vi skal ikke komme med noen anbefalinger av programvare her, men vil si at dette er både rimelig, lett tilgjengelig og enkelt å ta i bruk.

4. Felles innboks for viktige kunder
I forlengelsen av forrige punkt – og også noe som er enkelt å sette opp – er felles e-post for viktige kunder. La all kommunikasjon gå til samme innboks og så ofte som mulig fra samme e-post. Dette gjør alt mye enklere dersom en medarbeider slutter, særlig når de slutter brått.

5. Registrere alle avtaler
Nordiske virksomheter er mestere i å fokusere på kjerneaktivitetene. Et resultat av dette er et stort antall underleveranser, som gjør det enkelt å skalere leveransene og sette krav til kvantitet, kvalitet og service. Jo flere leveranser, desto viktigere er det med sentral kontroll over disse kontraktene som regulerer leveransene. Uten en slik kontroll risikerer dere automatisk fornyelse uten reforhandling og at bedriften har flere leveranser enn nødvendig.

Vil du snakke mer om hva dere kan gjøre for å bli mindre sårbare for at nøkkelpersoner slutter? Ta kontakt med House of Control i dag!